Срок перечисления ндфл с отпускных. Когда нужно перечислить ндфл с зарплаты
Придется заплатить и штраф по статье 123 Налогового кодекса РФ - 20 процентов от суммы неуплаченного налога. И это даже в том случае, когда сам налог вы удержали вовремя. И даже если просрочка составила всего один день. Такие разъяснения есть, например, в письме от 12 апреля 2013 г. № 03-02-07/1/12347.
Как видите, соблюсти сроки уплаты НДФЛ очень важно. В статье мы возьмем самые распространенные ситуации, когда компания выплачивает какой-то доход работникам или просто гражданам. И подскажем, как не ошибиться с датой уплаты НДФЛ.
В какой срок надо перечислить НДФЛ
Безналичное перечисление заработной платы
Дата получения дохода в виде заработной платы — это последний день месяца, за который она начислена. Именно так сказано в пункте 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ. Что же касается даты уплаты налога, то тут правила следующие.
Если вы переводите заработную плату на пластиковые карточки сотрудников, то НДФЛ с таких сумм направьте в бюджет в тот же день. То есть, перечислив зарплату 10-го числа на карты сослуживцев, НДФЛ можете перевести в бюджет именно в этот день. Причем со всей зарплаты за месяц, включая уже выплаченный вами ранее аванс.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда сотрудник уволен до окончания календарного месяца. В этом случае перечислите НДФЛ в последний рабочий день, за который сотруднику была начислена зарплата (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Или на следующий день, если деньги на выплату вы взяли из кассы Такие рекомендации есть в письме Минфина России от 21 февраля 2013 г. № 03-04-06/4831.
И вот что важно. В любом случае советуем перечислять налог строго в том размере, в котором вы его удержали из доходов работников. И не раньше, чем вы выдаете саму заработную плату. Сроки уплаты НДФЛ должны совпадать с днем зачисления заработной платы на карточки сотрудников (письмо Минфина России от 1 сентября 2014 г. № 03-04-06/43711).
Контролеры признают в качестве НДФЛ лишь те суммы, которые вы удержали из доходов граждан, а не те, что перечислили за счет средств компании.
Чем вы рискуете, если направите НДФЛ в бюджет заранее или в большей сумме? В таком случае НДФЛ, уплаченный из собственных средств компании, налоговые инспекторы не позволят зачесть в счет будущих платежей. А значит, его придется заплатить снова — уже после фактического удержания. А переплату останется только вернуть из бюджета.
НДФЛ с доходов, не относящихся к зарплате
При уплате НДФЛ со всех прочих, кроме зарплаты, денежных доходов действует одно простое правило. Датой фактического получения дохода будет день его реальной выплаты. Значит, в этот же срок нужно перечислить и НДФЛ. Ну или на следующий день, если деньги вы выплатили из кассы.
Такой порядок касается, в частности, отпускных и больничных. Эти начисления работникам к оплате труда не относятся. На этом давно настаивают в Минфине России (см. письма от 10 октября 2007 г. № 03-04-06-01/349 и от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139). Потому сроки уплаты НДФЛ наступают сразу после того, как отпускные или пособия вы выдадите сотруднику. Даже если, например, весь отпуск приходится на следующий месяц. В отношении отпускных такой подход в полной мере поддерживают и судьи (см. постановление Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11).
Или возьмем дивиденды. Скажем, за 2014 год вы начислили их в мае 2015 года, а перечислили 17 июля. Так вот, в этот же день, 17 июля, нужно удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц.
И не забывайте, что некоторые выплаты подпадают под НДФЛ не в полной сумме. Например, с материальной помощи по случаю рождения ребенка в пределах 50 000 руб. одному из родителей этот налог удерживать не нужно. При условии, что на момент выплаты малышу нет еще и года. Да и вообще любая матпомощь в пределах 4000 руб. в год в базу по НДФЛ не включается.
НДФЛ с доходов в натуральной форме
Сотрудник может получить доход не только деньгами. Иногда зарплату выдают в натуральной форме, компания оплачивает за работника аренду квартиры какие-то услуги или просто преподносит ему подарок (скажем, на юбилей). И в этих случаях тоже вы обязаны рассчитать НДФЛ.
Главный тут в том, из чего удерживать налог. Ведь выплата — неденежная. Так вот, сроки уплаты НДФЛ с натуральной части зарплаты обычные. Налог платят в последний день месяца. А сумму такого налога удержите уже непосредственно в тот день, когда выплатите этому человеку какой-либо доход деньгами.
Что касается подарков и прочих выплат сотруднику, то здесь ситуация следующая. Когда речь идет о работнике компании, то ему ваша организация начисляет и зарплату. Значит, удержать налог вы сможете опять при ближайшей выплате любого денежного дохода. После чего перечислите налог в бюджет не позднее следующего дня. При этом общая сумма НДФЛ, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от выплаты (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
Пример
ООО «Север» снимает для своего сотрудника С.Д. Вавилова квартиру за 20 000 руб. в месяц. Оклад Вавилова равен 40 000 руб. Стандартные вычеты сотруднику не полагаются.
31 июля бухгалтер ООО «Север» начислил заработную плату Вавилову за июль в размере 40 000 руб. и исчислил с нее НДФЛ — 5200 руб. (40 000 руб. × 13%).
Кроме того, в июле ООО «Север» оплатило аренду квартиры — 20 000 руб. За этот месяц был также исчислен НДФЛ с дохода, полученного Вавиловым в натуральной форме, — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%). То есть общий размер налога составил 7800 руб. (5200 + 2600). 5 августа — срок выплаты зарплаты за июль. В этот же день бухгалтер компании перечислил в бюджет всю сумму НДФЛ.
Если же получатель дохода у вас не работает, то придется запросить его паспортные данные. А также уведомить налоговиков о том, что ваша компания не может удержать налог. Для сообщения используйте форму 2-НДФЛ. В этой справке вы как раз отразите размер дохода и налога, причитающегося государству. Также приложите к ней заявление в произвольной форме. Кроме того, о невозможности удержать налог и сумме задолженности вам нужно сообщить и самому физическому лицу.
Сведения вам нужно направить в течение января года, следующего за тем, в котором гражданин получил доход (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Но заметьте, это не касается презентов не дороже 4000 руб. Ведь они НДФЛ не облагаются.
Доход в виде материальной выгоды
Если вы выдали своему сотруднику беспроцентный заем либо предоставили ему деньги под проценты, меньшие чем 2/3 ставки рефинансирования, то у работника возникает доход в виде материальной (подп. 1 п. 2 ст. 212 Налогового кодекса РФ). И ваша компания в отношении такого дохода будет опять же налоговым агентом. Причем НДФЛ вам надо будет рассчитывать по ставке 35 процентов, как это предусмотрено пунктом 2 статьи 224 Налогового кодекса РФ.
А в какой момент возникает доход и, следовательно, когда вам придется рассчитывать НДФЛ с него? Если заем под небольшой процент, то сумму дохода и налога с него вы определите в тот день, когда должник оплатит проценты. При этом не важно, в какой срок по договору они должны быть начислены. Такие разъяснения есть в письме Минфина России от 15 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-39.
Для беспроцентных обязательств срок, когда возникает материальная выгода, определяйте иначе. Рассчитывать размер матвыгоды по такому займу и исчислять с нее налог нужно в тот день, когда сотрудник возвращает вам заем. Об этом сказано, например, в письме Минфина России от 26 марта 2013 г. № 03-04-05/4-282.
Удержать НДФЛ с материальной выгоды и перечислить его в бюджет вы сможете лишь при ближайшей выплате денежного дохода сотруднику. Скажем, когда будете выдавать ему зарплату. Просто вычтите сумму ранее исчисленного налога вместе с той, что относится к текущей выплате, и направьте в бюджет. Сделать это надо в привычный срок — не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
И отпускные начислены и выплачены в декабре 2016 года, а срок, когда сумма исчисленного и удержанного НДФЛ должна быть перечислена в бюджет, истекает в январе 2017 года?
Форма расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), а также порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. В порядке заполнения расчета указано, что он составляется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (за период представления). Однако, по сути, это относится только к заполнению разд. 1, в котором приводятся обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке. Как подчеркивает ФНС, разд. 1 заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год.
А вот в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода (Письмо ФНС РФ от 24.05.2016 № БС-4-11/9194). Важное уточнение, касающееся как раз нашей ситуации: если производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом отчетном периоде, то такая операция отражается в том периоде, в котором она завершена (см. письма от 02.11.2016 № БС-4-11/20829@, от 24.10.2016 № БС-4-11/20126@).
Для того чтобы понимать, какие именно данные должны быть включены в расчет по форме 6-НДФЛ за соответствующий период, нужно знать:
- дату фактического получения дохода (она определяется в соответствии со ст. 223 НК РФ). Именно на эту дату налоговые агенты должны производить исчисление сумм НДФЛ (п. 3 ст. 226 НК РФ);
- дату удержания НДФЛ;
- срок перечисления налога.
Дата фактического получения дохода.
В отношении дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения является последний день месяца, за который налогоплательщику начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ). При этом неважно, на какой день (рабочий, нерабочий праздничный, выходной) приходится последний день месяца. Датой фактического получения дохода в любом случае будет обозначенный последний день. Следовательно, исчисление суммы НДФЛ производится налоговым агентом в последний день месяца, за который налогоплательщику начислен доход за выполненные трудовые обязанности (письма Минфина РФ от 23.11.2016 № 03‑04‑06/69179, № 03-04-06/69181).
Что касается даты фактического получения дохода в виде отпускных, то здесь следует учитывать позицию, сформированную Президиумом ВАС в Постановлении от 07.02.2012 № 11709/11.
Оплата отпуска, несмотря на то, что она связана с трудовыми отношениями налогоплательщика с налоговым агентом, имеет иную (отличную от заработной платы) природу, поскольку фактически в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Следовательно, перечисление НДФЛ, удержанного с сумм оплаты отпуска, не может производиться с учетом положений п. 2 ст. 223 НК РФ.
В итоге дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц. Представленная позиция продемонстрирована также в письмах Минфина РФ от 06.06.2012 № 03‑04‑08/8‑139 (направлено для сведения Письмом ФНС РФ от 13.06.2012 № ЕД-4-3/9698@), ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-3-11/3504@.
Обратите внимание
Отпускные нужно выплачивать не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Нарушение данного требования – административно наказуемое деяние, за совершение которого ответственность наступает по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, что подтверждает судебная практика (см., например, решения Московского городского суда от 22.04.2016 по делу № 7-4562/2016, Верховного суда Удмуртской Республики от 24.02.2016 по делу № 7-80/2016). В то же время обстоятельства дела могут свидетельствовать и об отсутствии правонарушения, как это выяснилось в деле № 7-8/2016. Работодатель и работник пришли к соглашению о предоставлении ежегодного и дополнительного отпуска с 16.01.2015 по 15.02.2015. Заявление работника о предоставлении отпуска датировано 14 января 2015 года, приказ работодателя о предоставлении отпуска издан 14 января 2015 года, оплата отпуска работодателем осуществлена 15 января 2015 года. Данные обстоятельства не свидетельствуют о нарушении работодателем положений ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска произведена им непосредственно после издания приказа о предоставлении отпуска, при этом сам срок между датой издания приказа и датой начала отпуска составлял три дня (Решение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.01.2016).
Дата удержания НДФЛ.
В соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом нюансов, установленных указанным пунктом. (Особенности удержания налога определены в отношении дохода в натуральной форме и дохода в виде материальной выгоды.)
Таким образом, если заработная плата выплачивается не в последний день месяца, за который она начислена, а позднее, дата фактического получения дохода и дата удержания НДФЛ приходятся на разные дни и, вполне возможно, разные отчетные периоды. При оплате отпуска подобная ситуация не возникает, так как дата фактического получения дохода и дата удержания НДФЛ совпадают.
Срок перечисления НДФЛ.
На основании п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Но из этого правила есть исключения, касающиеся выплаты доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и оплаты отпусков. По таким доходам обязанность по перечислению исчисленного и удержанного налога должна быть исполнена не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты.
Нужно учитывать: если крайний срок перечисления НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день по законодательству РФ, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Заполняем расчет по форме 6-НДФЛ.
Итак, для включения соответствующих данных в разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ достаточно, чтобы дата фактического получения дохода приходилась на период представления указанного расчета. А вот разд. 2 заполняется в том случае, если срок перечисления удержанного и исчисленного НДФЛ закончился в одном из последних трех месяцев отчетного периода.
Пример
Транспортная компания заработную плату, начисленную за декабрь 2016 года, выплатила 30.12.2016. В этот же день удержанная сумма НДФЛ перечислена в бюджет. Выплата 30 декабря произведена в связи с тем, что предусмотренная правилами внутреннего трудового распорядка дата выплаты второй части заработной платы (8-е число) – в данном случае 8 января 2017 года – является нерабочим праздничным днем. Ведь согласно ч. 8 ст. 136 ТК РФ при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня, такой датой (днем выплаты) в рассматриваемой ситуации является 30 декабря 2016 года.
Сумма заработной платы за декабрь 2016 года составляет 850 000 руб. (20 работников), сумма исчисленного с нее НДФЛ по ставке 13% – 109 590 руб. (применены стандартные налоговые вычеты в размере 7 000 руб.). Расчет: (850 000 - 7 000) руб. х 13% = 109 590 руб.
Кроме того, 13.12.2016 транспортная компания выплатила отпускные (водителю) в размере 30 450 руб. (за минусом НДФЛ – 4 550 руб.). Расчет: 35 000 руб. х 13% = 4 550 руб.
В рассматриваемой ситуации датой фактического получения дохода в виде заработной платы, начисленной за декабрь 2016 года, является 31.12.2016, датой удержания НДФЛ – 30.12.2016 , крайний срок перечисления НДФЛ – 09.01.2017.
Дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска и дата удержания НДФЛ с суммы отпускных совпадают, это 13.12.2016. Сумму НДФЛ в бюджет нужно перечислить не позднее 09.01.2017.
В связи с этим сведения об указанных доходах, сумме исчисленного и удержанного налога отражаются в разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год, разд. 2 заполнению не подлежит. Соответствующие сведения в разд. 2 нужно отразить в расчете за I квартал 2017 года (в разд. 1 данные не включаются).
Для того чтобы было понятно, каким образом в описанной ситуации должен быть заполнен расчет по форме 6-НДФЛ, не принимаем во внимание другие данные.
Сначала заполним расчет за 2016 год (заполняется только разд. 1).
В расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года, исходя из нашей ситуации, нужно заполнить только разд. 2.
Если дата фактического получения дохода и срок перечисления НДФЛ приходятся на разные отчетные периоды, то сведения в расчет по форме 6-НДФЛ включаются в два этапа. В расчете за тот отчетный период, к которому относится дата фактического получения дохода, заполняется разд. 1, данные же в разд. 2 отражаются при заполнении расчета за следующий отчетный период.
Или организации и ИП, производящие выплаты физлицам и исполняющие функции .
Сроки уплаты НДФЛ для тех, кто платит налог сам
Кто уплачивает НДФЛ | Срок уплаты НДФЛ (п. 6 , 9 ст. 227 , п. 4 ст. 228 НК РФ) |
---|---|
Обычное физлицо (не ИП) | Не позднее 15 июля года, следующего за отчетным годом |
ИП | Авансовые платежи по НДФЛ перечисляются в бюджет по полученным из ИФНС уведомлениям не позднее 15 июля, 15 октября отчетного года и 15 января года, следующего за отчетным. Например, первый аванс за 2019 г. нужно уплатить Налог по итогам года перечисляется в бюджет не позднее 15 июля года, следующего за отчетным |
Сроки уплаты НДФЛ для налоговых агентов
Рассмотрим сроки перечисления НДФЛ налоговыми агентами при выплате физлицам наиболее распространенных видов доходов.
Вид дохода, с которого агент перечисляет НДФЛ | Срок уплаты НДФЛ (п.6 ст.226 , пп.3 п.9 ст.226.1 НК РФ) |
---|---|
Зарплата: — за первую половину месяца (аванс); — за вторую половину месяца (окончательный расчет) | Внимание!
Весь зарплатный НДФЛ (включая налог с аванса) перечисляется в бюджет один раз при окончательном расчете по итогам месяца (Письмо Минфина России от 10.04.2015 № 03-04-06/20406). НДФЛ уплачивается не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. |
Пособия по временной нетрудоспособности, отпускные | НДФЛ нужно перечислить в бюджет не позднее последнего числа того месяца, когда были произведены данные выплаты. |
Дивиденды | Если дивиденды выплачивает ООО,
то НДФЛ уплачивается не позднее дня, следующего за днем перечисления дивидендов. Если дивиденды выплачивает АО — не позднее месяца с даты, когда дивиденды были выплачены. |
Куда перечисляется НДФЛ
Плательщики НДФЛ и налоговые агенты перечисляют НДФЛ по месту своего налогового учета. Если же у налогового агента есть обособленные подразделения, то НДФЛ с выплат работникам, трудящихся в них, уплачивается по месту нахождения этих ОП (п. 7 ст. 226 НК РФ).
Платежные реквизиты конкретной ИФНС можно найти в нашем .
Платежное поручение на уплату НДФЛ
При заполнении платежки на НДФЛ нужно учитывать, кто именно перечисляет налог: сам плательщик или же налоговый агент.
Заполнить платежное поручение на перечисление НДФЛ можно, воспользовавшись сервисом на сайте ФНС.
Организации и ИП-работодатели, выступая в роли налоговых агентов, обязаны удерживать и выплачивать в налоговую НДФЛ с доходов, выплачиваемых каждому своему работнику.
Работают ли у вас сотрудники по трудовому договору или физические лица по договору ГПХ (гражданско-правового характера) - не имеет значения, НДФЛ удерживается с выплат и тем, и другим.
В некоторых случаях доходы освобождены от НДФЛ, например, подарки и материальная помощь в пределах
4 000 руб., выплаты ИП, компенсационные выплаты, пособия по беременности и др. (ст. 217 НК РФ).
ВНИМАНИЕ: с 1 января 2016 года налоговые агенты обязаны перечислять исчисленный и удержанный НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Теперь это единое правило для всех форм выплат дохода (пункт 6 статьи 226 НК РФ).
А НДФЛ, удержанный с больничных (включая пособие по уходу за больным ребёнком) и отпускных пособий, нужно перечислять в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.
ВАЖНО: НДФЛ с аванса платить не нужно.
Рассчитывается по формуле:
НДФЛ = (доход работника за месяц – налоговые вычеты) * 13 %
- - сумма, уменьшающая доход, с которого взимается НДФЛ.
- Налоговая ставка с выплат иностранным работникам - 30 %.
- У организаций выплачиваемые дивиденды тоже облагаются НДФЛ по ставке 13 % (с 2015 года).
Куда уплачивать подоходный налог:
НДФЛ уплачивается в налоговую инспекцию, в которой работодатель состоит на учёте. На сайте ФНС России есть онлайн сервис «Определение реквизитов ИФНС », который поможет вам узнать необходимые реквизиты.
КБК (код, соответствующий определённому виду платежа), который указывается в платёжном поручении, для уплаты НДФЛ в 2018 году - 182 1 01 02010 01 1000 110.
Досрочно уплаченный налог
По закону НДФЛ нужно удерживать при фактической выплате дохода сотрудникам (п. 4 ст. 226 НК РФ). И потом уже перечислить его в бюджет.
А если вы решили раньше времени до выплаты зарплаты ИЗ СВОИХ СОБСТВЕННЫХ СРЕДСТВ уплатить НДФЛ, то это уже нарушение (п. 9 ст. 226 НК РФ), а перечисленная сумма не будет считаться уплаченным налогом. То есть нельзя подобные платежи зачесть «в счёт будущего начисленного НДФЛ».
И вам потом придётся ещё раз уплатить НДФЛ, только уже по правилам – при выдаче зарплаты. Если этого не сделать, будет начислен штраф – 20% от неперечисленной суммы (ст. 123 НК РФ), а также пени.
Та первая, досрочно уплаченная сумма, позиционируется как ошибочно перечисленная. Её можно вернуть, написав заявление в ФНС.
Памятка по операциям с НДФЛ
Исчисление НДФЛ | Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со статьей 223 настоящего Кодекса, нарастающим итогом с начала налогового периода (п.3 ст. 226 НК РФ). |
Дата фактического получения дохода |
Пунктом 2 ст. 223 Кодекса установлено, что при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). |
Дата удержания НДФЛ |
Налоговые агенты, согласно п. 4 ст. 226 Кодекса, обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Что касается выплаты дохода в натуральной форме и в виде материальной выгоды, то НДФЛ необходимо удержать за счет любых доходов, которые были выплачены данному физлицу в денежной форме (но не более 50 % от этой суммы). |
Дата перечисления НДФЛ |
С 1 января 2016 года налоговые агенты обязаны перечислять исчисленный и удержанный НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (пункт 6 статьи 226 НК РФ).
|
Отчётность налоговых агентов
1) Расчёт 6-НДФЛ.
С 1 января 2016 года вступил в силу Закон № 113-ФЗ от 02.05.2015, согласно которому каждый работодатель должен сдаёт отчётность по НДФЛ ежеквартально. То есть отчитываться нужно не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом.
2) Справка 2-НДФЛ.
Составляется (на основе данных в налоговых регистрах) по каждому своему работнику и подаётся в налоговую раз в год не позднее 1 апреля, а при невозможности удержать НДФЛ - до 1 марта.
ВНИМАНИЕ: приказом ФНС России № ММВ-7-11/485@ от 30.10.2015 . Она действует с 08 декабря 2015 года.
Как можно подать справку 2-НДФЛ:
- На бумажном носителе - при количестве работников, получивших доходы, менее 25 человек (с 2016 г.). Можно принести в налоговую лично или отправить по почте заказным письмом. При таком способе подачи отчётности работники налоговой должны составить в 2х экземплярах «Протокол приема сведений о доходах физических лиц за ____ год на бумажных носителях », который служит доказательством факта сдачи справок 2-НДФЛ и того, что их у вас приняли. Второй экземпляр остаётся у вас, не потеряйте его.
- В электронном виде на флешке или через Интернет (количество работников более 25 человек). При этом в одном файле не должно быть больше 3 000 документов. Если их больше, тогда необходимо сформировать несколько файлов. При отправке справок 2-НДФЛ через Интернет налоговая в течение суток должна уведомить вас о их получении. После этого в течение 10 дней ФНС направит вам «Протокол приема сведений о доходах физических лиц».
Также вместе со справкой 2-НДФЛ вне зависимости от способа подачи прикладывается документ в 2х экземплярах - о доходах физических лиц.
3) Регистр налогового учёта.
Предназначен для персонального учёта данных по каждому сотруднику, включая физлиц по договору ГПХ. На основе этого учёта и составляется ежегодно справка 2-НДФЛ.
В налоговые регистры вносятся доходы, выплаченные физическим лицам за год, суммы предоставленных налоговых вычетов, а также суммы удержанного и уплаченного НДФЛ.
Единого образца налоговых регистров для НДФЛ не предусмотрено. Бланк вы должны составить сами. С этой целью можно воспользоваться бухгалтерскими программами или составить на основе ныне недействующей справки НДФЛ-1.
Но в Налоговом Кодексе определены обязательные реквизиты,которые должны быть в регистрах по НДФЛ:
- Сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ИНН, ФИО, данные документа, удостоверяющего личность, гражданство, адрес места жительства в РФ)
- Вид выплачиваемых доходов (код)
- Вид и суммы предоставленных налоговых вычетов
- Суммы дохода и даты их выплаты
- Статус налогоплательщика (резидент / нерезидент РФ)
- Дата удержания и уплаты налога, а также реквизиты платёжного документа
Штрафы в 2018 году
1) За каждую непредставленную вовремя справку 2-НДФЛ - штраф 200 рублей.
1) Нарушение сроков подачи 6-НДФЛ - штраф 1 000 руб. за каждый полный или неполный мес. просрочки.
2) После 10 дней просрочки отчётности по расчёту 6-НДФЛ налоговая инспекция вправе приостановить операции по банковским счетам и переводы электронных денежных средств.
3) За предоставление недостоверных сведений - штраф 500 рублей (1 документ). Но если вы самостоятельно обнаружите и вовремя исправите ошибки в документе раньше, чем это сделает налоговая, то этот штраф вас не коснётся.