Может ли организация перевести деньги на зарплатную карту сотрудника для возмещения понесенных им командировочных расходов.

Чиновники изменили свое мнение и теперь не возражают против перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты работников (письмо Казначейства РФ от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500).

Как выдать аванс на командировку

Для начала отметим, что возможность перечислять командировочные расходы на расчетные пластиковые карточки работников должна быть оговорена условиями договора, заключенного с банком.

Предпочтителен аванс из кассы

Несмотря на очевидные преимущества безналичных расчетов, кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам. При этом банки ссылаются на удобное для них разъяснение Банка России, содержащееся в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. По их мнению, держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица. Среди операций, осуществляемых юридическими лицами с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт, поименована оплата командировочных расходов на территории РФ (п. 2.5 Положения, утвержденного Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Однако подобных операций для физических лиц данным документом не предусмотрено.

Дополнительным доводом для отказа во включении в договор с банком положения о том, что на зарплатные карты могут быть перечислены командировочные суммы, служат нормы пунктов 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Из анализа этих положений банковские работники делают выводы, что под отчет работникам деньги выплачиваются наличными. Однако это далеко не бесспорно.

Аванс по безналу тоже возможен

Обращение банковских карт регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Так, согласно пункту 2.3 указанного документа, ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ.

В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом. Основание - статья 168 Трудового кодекса РФ. Выходит, что учреждение вправе перечислить на зарплатную карту работника подотчетные суммы лишь в том случае, если такой порядок расчетов предусмотрен коллективным договором или иным локальным актом.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что учреждение при направлении работника в командировку все же может выдать денежные средства в подотчет, перечисляя их на зарплатную карту работника. Работник в свою очередь может рассчитываться картой или наличностью (предварительно сняв деньги с кассы).

Кроме того, Федеральное казначейство выпустило письмо, где оно наконец-то согласилось, что у чиновников их ведомства нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных на зарплатные карты работников. И это они подтвердили в письме от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Если руководствоваться указанным письмом, то следует помнить следующее. Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с этим расходов. Перечень таких расходов является открытым. Однако они должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения № 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 и 24 Положения № 749).

Следовательно, коллективным договором (локальным нормативным актом) бюджетного учреждения должны быть определены не только нормы возмещения командировочных расходов, но и дополнительные затраты, связанные с оплатой командировочных расходов с банковской карты (комиссия банка). Это связано с тем, что если командированному работнику на его личный банковский карточный счет учреждением перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы, то при расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взимается банковская комиссия.

По потраченным суммам работник должен отчитаться

По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

Авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0504049) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу;

Отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

Согласно пункту 3.1 Положения № 266-П, операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Порядок отражения ситуации в учете

Правила отражения в бухгалтерском учете операции по выдаче подотчетных сумм работнику с использованием зарплатной карты рассмотрим на примере.

Пример.
Работнику бюджетного учреждения (не перешло на субсидирование) перечислены на банковскую карту командировочные из расчета:

Расходы на наем жилого помещения - 2200 руб.;

Расходы на проезд к месту командировки и обратно - 3000 руб.;

Суточные - 400 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет. Затраты, согласно утвержденному авансовому отчету, составили:

По найму жилого помещения - 2000 руб.;

По проезду к месту командировки и обратно - 3000 руб.;

Суточные - 400 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения 200 руб. (400 - 200) внесен на счет учреждения самостоятельно работником через банкомат наличными.

>|Бюджетные учреждения, которые не изменили тип в рамках бюджетной реформы, ведут учет в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов по бюджетному учету (так же, как и казенные учреждения).|<

Бухгалтер учреждения составил следующие проводки:

Можно ли деньги на командировку переводить на зарплатную карту сотрудника

Из этой статьи вы узнаете:

1. Можно ли деньги на командировку перечислять на зарплатные карты работников.
2. Какие документы оформить, чтобы можно было свободно перечислять деньги на карточку.
3. Как подтвердить, что сотрудник потратил командировочные деньги по назначению.

Если у вас "упрощенка" с объектом "доходы".

Страница не найдена

Данная статья будет интересна всем работодателям, отправляющим своих сотрудников в командировку, в том числе и вам.

Чаще всего работодатели, отправляя своих сотрудников в командировку, выдают им наличные деньги на питание, проживание и прочие расходы. При этом оформляется расходный кассовый ордер на определенную сумму. Однако не всем это удобно. Сейчас все больше фирм, перечисляющих зарплату на карточки. И денег в кассе может просто не быть, потому что многие работают по безналичному расчету. Можно ли в таких случаях перечислять командировочные так же — непосредственно на зарплатную карту сотрудника? Ответ на этот вопрос долго был не ясен. Потому как однозначного запрета на подобные действия в нормативных документах нет, но и разрешений тоже. В такой ситуации бухгалтеры были вынуждены самостоятельно решать, как им быть, перечисляя деньги на зарплатную карту на свой страх и риск.

Важное обстоятельство. Перечислять командировочные на зарплатные карты сотрудников можно после того, как такая процедура будет закреплена внутренним документом. Например , об учетной политике.

Однако буквально на днях Минфин России совместно с Федеральным казначейством выработали однозначную позицию: перечислять командировочные на зарплатную карту можно, главное, чтобы порядок таких расчетов был должным образом оформлен (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). Сразу отметим: несмотря на то, что это Письмо адресовано бюджетным учреждениям, его положения вполне можно распространить и на коммерческие фирмы. И мы предлагаем вам комментарий к этим разъяснениям.

Как оформить выдачу командировочных

Перечислять командировочные деньги на зарплатные карты сотрудников можно, только если такая возможность предусмотрена условиями договора, заключенного с банком. Например , там может быть прописано, что подотчетные средства, в том числе командировочные, перечисляются на зарплатную карту (п. 2.5 Положения, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П). А если условиями договора с банком предусмотрено только перечисление зарплаты на карту, то перевод туда других сумм будет противоречить правилам ее использования. И может быть расценен как заработная плата. Тогда потребуется уплата НДФЛ, или же банк вовсе не пропустит подобный платеж.

Кроме того, возможность безналичных расчетов по командировкам вам следует закрепить во внутреннем документе фирмы (ст. 168 ТК РФ). Например , в учетной политике. Там можно прописать, что зарплатная карта может быть использована для оплаты командировочных расходов, если сотрудник получил аванс на командировку заблаговременно, до начала служебной поездки (Письмо Минфина России от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966).

Не помешает и распоряжение руководителя о перечислении работнику аванса на командировку на его личную карту. Необходимость этого документа подтверждена судом (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007). Ну и, конечно, у вас в наличии должны быть все документы, обосновывающие назначение платежа: приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и пр. А чтобы налоговики и сотрудники внебюджетных фондов не расценили перечисленные на карту работника деньги как зарплату, всегда указывайте в назначении платежа "на командировочные расходы". Такое же основание поможет банку пропустить платеж.

На заметку. Чтобы банк пропустил платежку с суммой командировочных на зарплатную карту сотрудника, не забудьте указать в назначении платежа "на командировочные расходы".

Подтверждением тому, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами. Для удобства можно разработать свою форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Нюансы, требующие особого внимания. Аванс на командировку можно перечислять на зарплатную карту сотрудника. Главное, чтобы такая возможность была предусмотрена договором банка, а сам порядок был закреплен внутренним документом. Например , учетной политикой.

В платежке банка на перечисление аванса нужно указать назначение платежа "на командировочные расходы".

Н.Н.Титова

Эксперт журнала "Упрощенка"

Почти все о служебных командировках. оплата командировочных расходов на карточный счет работника. часть 7

В прошлых номерах мы подробно рассмотрели порядок бюджетного учета командировочных расходов как при командировках по России, так и при заграничных командировках.

Однако мы намеренно не затрагивали вопрос об оплате командировочных расходов с помощью банковских (пластиковых) карт, хотя в последнее время на практике такая схема получает все большее распространение, особенно при заграничных командировках. Ведь гораздо удобнее не выдавать подотчетные суммы наличными деньгами (в том числе и в наличной иностранной валюте), а перечислять необходимые суммы на карточные банковские счета работников.

Этому вопросу будет посвящена наша сегодняшняя статья.

О возможности применения такого варианта

Возможность возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления денежных средств на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, подтверждается, в частности, Письмом Центрального банка РФ от 24.12.2008 N 14-27/513.

Конечно, во избежание возможных спорных ситуаций — например, чтобы ревизоры и налоговые инспекторы не посчитали, что перечисленная на счет работника сумма является заработной платой (подлежащей обложению НДФЛ и страховыми взносами), а не возмещением командировочных расходов — учреждению следует прописать возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке (с использованием банковских карт сотрудников) во внутренних документах (в локальных нормативных актах), например в Положении о командировках, или в Положении о расчетах с подотчетными лицами, или в коллективном договоре.

Кстати, в том же Письме Центрального банка РФ подчеркивается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, у банка нет оснований не пропускать такой платеж.

Да и судьи тоже подтверждают возможность использования личных счетов работников. Например , в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007 судьи не согласились с налоговыми инспекторами, решившими, что, раз денежные средства перечислялись на "зарплатную" банковскую карту работника организации и снимались с нее, данные выплаты надо считать заработной платой, и, соответственно, доначислившими ЕСН, НДФЛ, взносы на ОПС, пени и штрафы. Поскольку организация представила авансовые отчеты на часть данных выплат и приходный кассовый ордер на возврат части неизрасходованного аванса, а также приказ директора, разрешающий выдачу денег под отчет из кассы и с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица, и, кроме того, так как платежные поручения на перечисление денежных сумм не содержали указания на то, что это заработная плата, суд пришел к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных обществом работнику, заработной платой работника.

Бюджетный учет

Конечно, применение подобной схемы приведет к тому, что записи в бюджетном учете будут отличаться от тех, которые составляются при выплате аванса на командировочные расходы наличными деньгами.

Если выдается аванс на командировку

В соответствии с п. 166 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н, авансы под отчет должны выдаваться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На этом заявлении работник бухгалтерии должен проставить соответствующий счет аналитического учета счета КРБ 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и сделать отметку об отсутствии за данным подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Этот порядок применим и в случае, когда аванс выплачивается наличными деньгами, и в ситуации, когда выплата аванса на командировочные расходы производится путем безналичного перевода средств на банковский карточный счет работника (например, на его зарплатную карту).

Значит, для получения аванса работник должен написать заявление на имя руководителя бюджетного учреждения, который в свою очередь санкционирует выдачу аванса путем перечисления денег на карточку, что и исполняет бухгалтерия.

Перечисление аванса на командировочные расходы на карточный банковский счет работника (в безналичном порядке) при подобной схеме расчетов отражается следующими записями:

В подтверждение расходов, оплаченных при помощи банковской карты, работники должны представлять не только "стандартные" документы: проездные билеты, квитанции из гостиниц, накладные при покупке материальных ценностей и т.д., но и специальные документы (слипы), подтверждающие факт применения карты в расчетах (как правило, слипы распечатываются при совершении операции с картой в гостинице, торговой организации и т.д. в подтверждение совершенной операции), а также выписки банка по счету, подтверждающие факт списания денежных средств со счета в оплату тех или иных услуг и товаров.

Порядок представления документов при использовании банковских карт рекомендуется отразить в учетной политике или в ином локальном акте учреждения.

Списание произведенных командировочных расходов в случае, если они оплачены с использованием банковских карт работников, производится точно так же, как и при выплате аванса на командировочные расходы наличными деньгами.

Пример 1 . Работник учреждения направлен в служебную командировку. Расходы на командировку финансируются за счет средств бюджета.

Ему выплачивается аванс на командировочные расходы в сумме 6900 руб., в том числе:

• суточные — 800 руб.;
• средства на приобретение проездных билетов — 5000 руб.;
• средства на оплату расходов по найму жилого помещения — 1100 руб. Выплата аванса в соответствии с внутренними положениями учреждения производится путем перечисления средств на банковский карточный счет работника.

В соответствии с утвержденным руководителем учреждения авансовым отчетом работника и приложенными к нему документами фактические расходы на командировку составили:

• суточные — 800 руб.;
• стоимость проездных билетов — 4860 руб. (приложены билеты, оплаченные наличными деньгами, которые работник снял с карты в банкомате);
• плата за предоставление постельных принадлежностей — 140 руб. (приложена квитанция об оплате наличными);
• стоимость проживания в гостинице — 1100 руб. (оплачено при помощи карты, приложена квитанция из гостиницы, слип, выписка банка по счету работника о списании денежных средств в пользу гостиницы).

Расчеты с командированным работником бухгалтер отразил так:

В случае если фактические расходы отличаются от суммы выплаченного аванса (имеются экономия или перерасход), урегулирование разницы производится по согласованию между работником и руководителем учреждения.

Например , если имеется перерасход, он может быть возмещен наличными из кассы или путем перечисления разницы на тот же банковский счет работника. А если у работника осталась неиспользованная сумма, можно предусмотреть, чтобы он внес ее наличными в кассу учреждения, либо удержать ее из заработной платы работника.

Если расходы возмещаются постфактум

Действующее законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику при его направлении в командировку денежный аванс на оплату расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, такое требование содержится в п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Однако иногда на практике складываются такие ситуации, когда командированный работник тратит свои личные средства, то есть, строго говоря, кредитует учреждение. При этом его нельзя считать поставщиком (кредитором) и Инструкцией по бюджетному учету не предусмотрено иных счетов для учета расчетов с подотчетными лицами, кроме счета КРБ 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Значит, именно этот счет должен использоваться для отражения операций вне зависимости от того, выдавался командированному работнику аванс или нет.

Основанием для возмещения расходов помимо утверждаемого руководителем авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами будет заявление работника на выплату ему возмещения (в том числе и на его карточный счет). Кроме того, целесообразно прописать возможность и случаи возмещения командировочных расходов, производимых работником за счет собственных средств, в коллективном договоре или других локальных нормативных актах.

Пример 2 . Изменим условия примера 1 и предположим, что командировка была срочной и работник оплатил расходы за счет собственных средств. Руководителем учреждения принято решение о возмещении работнику расходов путем перечисления соответствующих сумм на его зарплатную карту. Работник написал соответствующее заявление на имя руководителя учреждения.

В этом случае операции отразятся так:

На заметку. Разъяснения по командировкам

Нередко командированный работник за свой счет хочет остаться в месте командировки после ее окончания еще несколько дней (например, на выходные), в связи с чем дата окончания командировки не совпадает с датой, указанной в обратном билете. Командирование работника экономически обоснованно и документально подтверждено.

В Письме от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 Минфин России дал развернутый, но не совсем однозначный ответ по данному запросу. Неоднозначность касается главным образом налогообложения НДФЛ сумм, израсходованных на билеты.

В Письме от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205 разъяснено, как рассчитать НДФЛ с суточных за последний день загранкомандировки. В целях определения суммы суточных, освобождаемых от налогообложения, суточные за последний день командировки принимаются в размере 700 руб. Очередные разъяснения по электронным билетам даны в Письме Минфина России от 16.08.2010 N 03-03-07/27.

Н.Н.Шишкоедова

Консультант-эксперт

Издательского Дома "Советник бухгалтера"

Организация заключила с банком «договор по эмиссии, выдаче и обслуживанию расчетных (дебетовых) банковских карт работников организации», именуемый кратко «договором зарплатного проекта». Банк выдает работникам банковские карты Visa Classic и открывает специальные карточные счета для перечисления заработной платы работникам. Можно ли на эти карты перечислять работникам не только зарплату, но и суммы займов, командировочные и подотчетные суммы?

Цель зарплатных проектов - чисто экономическая. За счет выпуска больших партий карт, организации порядка документооборота при перечислении зарплат, переложения большей части расходов по обслуживанию карт с физических лиц на их работодателей банк снижает свои издержки. Организация-работодатель снижает издержки за счет уменьшения количества наличных расчетов. При этом, выдавая карточку зарплатного проекта физическому лицу, банк все равно заключает с ним договор банковского счета.

В силу п. 3 ст. 845 ГК РФ банк не вправе определять и контролировать направления использования денежных средств клиента и устанавливать другие не предусмотренные законом или договором банковского счета ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению. Причем банк обязан совершать для клиента операции, предусмотренные для счетов конкретного вида законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота, если договором банковского счета не предусмотрено иное (ст. 848 ГК РФ).

Обращение банковских карт в России регулируется Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение). Согласно данному документу физическое лицо вправе осуществлять по своему банковскому карточному счету рублевые операции, в отношении которых законодательством не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Порядок деятельности банка при осуществлении расчетов с использованием платежных карт определяется, кроме того, внутрибанковскими правилами (п. 1.11 Положения). Как раз на основании таких правил банк, в частности, и заключает договоры зарплатных проектов. Поэтому в данном договоре может устанавливаться (или, наоборот, ограничиваться) и право организации зачислять на счета карт зарплатного проекта какие-либо «незарплатные» суммы.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом унифицированная форма авансового отчета № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, предусматривает выдачу денег в подотчет лишь наличными. Однако организация может разработать свою форму авансового отчета с учетом иных способов получения и возврата подотчетных сумм (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Соответственно, в учетную политику организации целесообразно включить порядок расчетов с использованием банковских карт с работниками, в том числе и в случаях выдачи подотчетных сумм, командировочных и займов (ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Исходя из приведенных норм, а также с учетом позиции контролирующих органов и арбитражной практики (см. письма Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 , от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966, Казначейства России от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500, Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № /42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013, ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513, постановления Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 № А05-11476/2010, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007) можно сделать следующий вывод.

Организация вправе перечислять командировочные, другие подотчетные суммы, а также суммы займов работникам на их зарплатные карты:

Если это не запрещено договором зарплатного проекта;

Если это согласуется с положениями учетной политики организации о порядке документооборота при расчетах с работниками;

Если это не противоречит положениям коллективного договора или локальному нормативному акту организации о порядке возмещения командировочных расходов.

Причем, по мнению Минфина, в платежных поручениях на перечисление подотчетных средств нужно указывать, что они являются подотчетными. Кроме того, организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Все подобные «перестраховочные» действия помогут в случае необходимости доказать проверяющим из ИФНС и внебюджетных фондов, что перечисленные на зарплатную карточку деньги не являются зарплатой, с которой ошибочно не был удержан НДФЛ и на которую не были начислены страховые взносы.

Можно ли перечислять деньги на командировочные расходы на карточку работника?

Безналичная форма выдачи денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту работника имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи – через кассу. Однако у некоторых бухгалтеров возникает вопрос о правомерности перечисления командировочных расходов на банковские карты физических лиц - работников учреждений, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, а также о том, пропустят ли этот платеж в Казначействе.Федеральное казначейство в связи с поступающими вопросами по данной проблеме подготовило разъяснения в письме от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500.Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П).Держателями банковской карты в соответствии с Положением № 266-П могут быть как физические, так и юридические лица.Федеральное казначейство разъясняет, что перечисление средств под отчет на командировочные расходы может производиться как на банковскую карту работника, так и на расчетные (дебетовые) карты уполномоченных лиц учреждений.Напомним, что сейчас уже действуют Правила обеспечения наличными деньгами, утвержденные приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н, согласно которым средства на командировочные расходы работников учреждения могут перечисляться на расчетные (дебетовые) карты уполномоченных лиц учреждения.Относительно перечисления командировочных расходов на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), необходимо отметить, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.Таким образом, вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников – физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), находится в области применения трудового законодательства и не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».Федеральное казначейство считает, что у ОФК нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных расходов на банковские счета своих работников (физических лиц), открытые для совершения операций с использованием банковских карт («зарплатных» карт).Бухгалтеру следует помнить и о налоговых последствиях перечисления денежных средств на карты работников учреждения. Необходимо позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на банковскую карту работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, страховых взносов и взносов в ПФР. Для этого рекомендуется:- предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;- указывать в платежном документе, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;- иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату.

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации. О подробностях читайте далее.

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

• письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

• оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
• оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
• проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019» .

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте .

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье .

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье .

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Дт 51 (52) Кт 71.

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале .

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Главная » Микрозаймы » Может ли организация перевести деньги на зарплатную карту сотрудника для возмещения понесенных им командировочных расходов.