Образец учетной политики по путевым листам. Какой нужно использовать бланк? Актуальные вопросы по правилам оформления путевых листов
По какой форме издавать в 2017 году приказ об утверждении путевых листов? Что писать в этом приказе? Приведем образец приказа с небольшими пояснениями о его заполнении для организаций и ИП.
Для чего нужны путевые листы
Путевой лист в 2017 году необходим, чтобы, в частности:
- рассчитывать и начислять водителю зарплату и надбавки за разъездную работу;
- списывать расходы на бензин и запчасти для собственных и арендованных машин компании;
- списывать расходы на стоянку и бензин, если сотрудник ездил на машине в командировку;
- списывать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник ездит на своей машине по делам компании;
- подтверждать реальность сделки по перевозке грузов.
Форма типовых листов
Организация или индивидуальный предприниматель в 2017 году может использовать:
- унифицированные формы путевых листов;
- самостоятельно разработанные путевые листы
Зачем утверждать свою форму типового листа
Унифицированные формы путевых листов организации или ИП могут не подходить (по различным причинам). И тогда нужно утвердить своей бланк. По общему правилу формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму путевого листа, либо факт использования организацией унифицированных форм.
Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Образцы самостоятельно разработанных форм путевых листов, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении формы путевых листов.
Как выглядит приказ и что в него включать
Приказ об утверждении бланка путевого листка нужно формировать на бланке организации или ИП. Составлять приказ нужно по форме, принятой для такого рода документов. Приказ должен включать в себя:
- наименование составителя (организации или ИП);
- номер и дату составления;
- название документа;
- суть события, которому посвящено издание приказа;
- дату ввода в действие;
- круг лиц, которых касается обязанность исполнения приказа
- перечень лиц, ответственных за исполнение приказа;
- подпись руководителя;
- подписи ознакомленных с приказом лиц.
Предположим, ООО «Кащей Бессмертный» в 2017 году хочет утвердить бланк путевого листа. В этих целях на бланке организации нужно описать базовые реквизиты:
- Номер приказа, дата составления. В нашем примере приказ имеет № 38 и дату составления 16.03.2017.
- Название: «Об утверждении формы путевого листа».
- Суть события (содержание). Тут нужно сделать ссылку на нормативный правовой акт: «В соответствии с пп. 2 и 4 ст. 9 закона “О бухгалтерском учете” от 06.11.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152». Кроме того, потребуется изложить основную причину издания приказа: «Утвердить форму путевого листа, приведенную в приложении № 1 к настоящему приказу, в качестве первичного документа, используемого для учета и списания ГСМ. Довести настоящий приказ до сведения всех лиц, работающих с этим документом».
- Дата ввода в действие. Для нашего примера это 17.03.2017.
- Список ответственных лиц. В нашем примере ответственность за исполнение данного приказа возложена на главного бухгалтера ООО «Кащей Бессмерный» Лопатина О.С.
- Список ознакомленных с приказом лиц. В нашем случае это главный бухгалтер ООО «Кащей Бесспетный» Лопатина О.С. и водитель Феоктистов И.А.
- Подписи руководителя и ознакомленных с приказом лиц.
Приведем образец приказа об утверждении путевого листа. Вы можете пользоваться им в 2017 году.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Для учета пробега, расхода топлива, маршрута автомобиля и работы водителя нужен бланк путевого листа. Подойдет форма № 3, скачать бесплатно ее можно в статье.
На каждую машину в компании надо заполнять отдельный бланк путевого листа легкового автомобиля. В статье подскажем, как оформлять такие документы с учетом всех изменений.
Бланк путевого листа – форма 3
Унифицированный бланк документа утвержден . Но использовать унифицированные формы первичных документов не обязательно. Поэтому можно разработать собственный шаблон. Расскажем, как его составить. Вы можете скачать бланк для легковой машины по ссылкам ниже.
Форма документа, которую вы можете применять в компании, зависит от типа транспортного средства:
- для легковых автомобилей применяют форму № 3 (по ОКУД 0345001);
- для грузовых - формы № 4-С (по ОКУД 0345004) и № 4-П (по ОКУД 0345005).
Бланк путевого листа легкового автомобиля для бюджетников
Для списания ГСМ конкретные унифицированные бланки установлены в пункте 59 Инструкции № 25н (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Их должны использовать именно бюджетные учреждения. Скачать бланк путевки бухгалтер может по ссылке ниже.
Порядок оформления бланка путевого листа
Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.
Как правило, документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работника направили в командировку, и он выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают бланки в одном экземпляре и хранят пять лет.
Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию транспорта и участвуют в оформлении этого документа.
Образец заполнения формы № 3
В форме № 3 должны быть указаны:
- порядковый номер;
- дата выдачи;
- штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль.
Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.
На оборотной стороне бланка путевого листа легкового автомобиля указывают маршрут следования:
- пункт назначения;
- время выезда и возвращения;
- количество пройденных километров.
Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.
Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).
Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.
В разделе «Результат работы автомобиля за смену» формы № 3 путевого листа бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.».
Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью.
Отметка о медосмотре в путевом листе легкового автомобиля
Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.
На бланк путевого листа легкового автомобиля ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.
Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).
Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Исправление путевого листа легкового автомобиля
Поскольку документ по форме № 3 признается первичным учетным документом, при внесении исправлений в форму № 3 нужно руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые составили соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) нужно подтверждать подписью водителя и механика или иного уполномоченного лица.
Регистрация путевых листов
Работник, который выдал водителю путевку, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме № 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают:
- номер документа;
- дату его выдачи;
- данные водителя.
А также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.
Путевые листы - основание для списания ГСМ
Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.
Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в .
После того как бухгалтер получил бланки путевых листов легковых автомобилей, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в документе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.
Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.
Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275 .
Актуальные вопросы по правилам оформления путевых листов
Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевки, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.
Срок действия документа
Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, бланк путевого листа легкового автомобиля заполняют только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Приказ о путевых листах — образец этого документа будет полезен бухгалтеру компании, имеющей в пользовании автомобиль. Приказ должен утверждать внутренний корпоративный формат маршрутного документа, который выдается работникам, использующим служебный автотранспорт. В нашей статье мы расскажем, как составить такой приказ и каким требованиям должен соответствовать путевой лист.
Зачем нужен путевой лист
Многие компании в своем бизнесе испытывают потребность в использовании автотранспорта для решения различных задач: транспортировки товаров и материалов, визитов к клиентам, проверки торговых точек и т. д. Расходы сотрудников на топливо при выполнении производственных задач должны быть покрыты за счет компании. Сотруднику при этом нужно отчитаться перед бухгалтерией, представив авансовый отчет с подтверждающими расходование бензина кассовыми чеками.
Для того же, чтобы осуществить списание ГСМ, строго необходимо наличие путевого листа. При его отсутствии не полагается относить топливные суммы на расходы и использовать их при определении налоговой базы.
Путевой лист содержит сведения о работе водителя, нормативном расходе топлива, пробеге автотранспорта и маршруте следования. Эти сведения помогают бухгалтеру и проверяющим удостовериться, что автомобиль эксплуатировался по экономически обоснованному назначению.
Если компании ведут автотранспортную деятельность, то они обязаны снабжать водителей путевыми документами каждый день, кроме времени отправления в командировку. Остальные организации могут выбирать произвольный период выдачи листов, но не более чем один месяц.
Как должен выглядеть путевой лист
Положительное упрощение в оформлении маршрутного документа произошло в 2013 году: компании теперь могут сами определять формат путевого листа (ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Раньше шаблон должен был создаваться строго по единому формату, определенному Госкомстатом РФ.
Однако путевой лист по-прежнему является первичным документом, поэтому существуют требования к содержанию данных в нем, которые перечислены в ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Обязательными реквизитами, согласно этой статье, являются:
- название документа;
- дата документа;
- название юридического лица;
- описание операции, на основании которой выписывается документ;
- стоимостное значение операции;
- перечень лиц, ответственных за операцию;
- подписи соответствующих лиц.
При этом приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 предусматривает, что в путевом листе также должны отражаться:
- название и номер документа;
- период действия документа;
- данные владельца автомобиля;
- техническая информация об автомобиле, пробег;
- данные водителя.
Таким образом, целесообразно подготовить корпоративный шаблон маршрутного листа с включением перечисленных требований к содержанию и с добавлением внутренних реквизитов. Для облегчения задачи обычно берут единый образец Госкомстата и изменяют его под свои нужды (не удаляя при этом обязательные реквизиты). Данный подход позволить избежать претензий налоговой инспекции при проверке обоснованности списания расходов.
Как составить приказ о путевых листах
Форму путевого листа необходимо закрепить в учетной политике организации либо отдельным приказом руководителя. Подготавливается приказ о путевых листах в произвольном виде на фирменном бланке, при этом он должен быть представлен для ознакомления всем сотрудникам. Установленной формы приказа нет, главное, чтобы в документе обязательно присутствовали следующие данные:
- название компании;
- дата, номер документа;
- наименование документа;
- дата, определяющая, когда содержимое приказа вступает в силу;
- перечень ответственных за исполнение лиц.
Завершают документ подписи руководителя, ответственных за исполнение приказа и ознакомленных с приказом сотрудников.
Образец приказа об утверждении формы путевого листа
Рассмотрим на примере, как создается приказ об утверждении путевого листа.
Например, бухгалтер ООО «Леон» подготовил свой шаблон путевого листа, не закрепленный учетной политикой общества. Для вступления в силу новой формы листа нужно его утвердить приказом руководителя.
Для этих целей в приказе, подготовленном на фирменном бланке, бухгалтер отражает обязательную информацию:
- номер приказа: № 100;
- дата приказа: 15.04.2016;
- наименование приказа: «Об утверждении формы путевого листа»;
- основание и содержание приказа: «Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ и приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, утвердить форму путевого листа в целях корректного учета и списания ГСМ, отраженную в приложении № 1»;
- дата вступления в силу: 05.2016.
- перечень лиц, ответственных за исполнение: «За исполнение приказа отвечает главный бухгалтер ООО «Леон» Ларина М. Н.»;
- перечень лиц к ознакомлению: «Для ознакомления водителю Морозову В. А.»;
Затем приказ подписывается руководителем Сомовым И. Т., главным бухгалтером Лариной М. Н. и водителем Морозовым В. А.
Надлежащим образом оформленный вы можете скачать на нашем сайте.
Выводы
Корректное и своевременное оформление шаблонов внутренних документов является несложной, но чрезвычайной важной задачей для организации. Стоит внимательно отнестись к разработке собственной формы путевого листа, учтя при этом все требования законодательства и адаптировав документ под нужды компании. Грамотно составленный документ позволит уменьшить базу для налогообложения на сумму транспортных расходов без опасения получить претензии со стороны налоговиков, а также избавит бухгалтерию от ошибок заполнения путевых листов персоналом предприятия. Кроме того, следует помнить, что все внутренние документы должны отражаться в учетной политике либо утверждаться приказом руководителя.
Составление приказа об утверждении путевого листа является обязательной частью процедуры установки регламента по применению сопроводительной транспортной документации на предприятия и в организациях.
Что такое «путевой лист»
Под термином «путевой лист» понимается документ, который используется при различного рода перевозках.
Он фиксирует ряд важных сведений о транспортных операциях:
- кому принадлежит автомобиль;
- кто и на каком основании им управляет;
- адрес места отправления и назначения (маршрут) и тому подобную информацию.
Если в организации имеются автомобили (неважно, легковые, грузовые или спецтехника) и штатные водители, то составление путевых листов должно производиться ежедневно.
Где чаще всего востребованы путевые листы
Эти документы имеют самое широкое распространение. Они применяются как автотранспортными компаниями, специализирующимися на транспортировке грузов и перевозке пассажиров, так и предприятиями, осуществляющими деятельность в самых разных направлениях предпринимательства и бизнеса.
Для чего нужен приказ об утверждении путевого листа
Путевой лист – очень нужный документ. Водитель транспортного средства, принадлежащего какой-либо организации или ИП, всегда должен иметь его при себе. В случае проверки сотрудниками ГИБДД именно путевой лист станет доказательством того, что автомобиль используется на законных основаниях.
Самое же главное, что следует сказать — путевой лист относится к первичной документации и имеет значение не только как информационный бланк, но и как отчетная финансовая бумага, на основе которой проводятся различные бухгалтерские и налоговые операции.
Он позволяет проконтролировать работу автотранспортного средства, произвести учет затраченного бензина, горюче-смазочных материалов, амортизационных расходов и т.д. На его основе происходит списание топлива, снижается налогооблагаемая база.
Что грозит за отсутствие путевого листа
Отсутствие путевого листа в тех ситуациях, когда он должен быть в наличии, неминуемо приведет к административному наказанию в виде штрафа.
Причем денежное взыскание будет наложено как на работника предприятия, ответственных должностных лиц, так и на саму компанию.
Форма документа
Сегодня представители организаций имеют возможность проявить фантазию при формировании приказа об утверждении путевого листа – унифицированной его формы не существует. Правда при разработке документа все же следует ориентироваться на структуру, состав и стиль, свойственные деловой документации.
Однако, если внутри предприятия есть свой разработанный стандарт приказа, утвержденный руководством, пользоваться при создании всех последующих распорядительных актов нужно именно им.
Особенности оформления приказа об утверждении путевого листа
В деле оформления документа никаких ограничений также нет: приказ можно делать печатным или рукописным, правда в первом случае его надо будет распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с оттиском логотипа и реквизитами.
Приказ делается в одном оригинальном экземпляре .
Кто должен завизировать приказ
Под приказом должно стоять несколько подписей.
Первая и самая важная подпись – директора организации (или работника, временно исполняющего его обязанности), без этого автографа распоряжение не станет законным.
Также в бланке должны расписаться все работники, которых оно касается напрямую, и те, кто назначен ответственными за его исполнение. Таким способом они засвидетельствуют, что ознакомились с документом и согласны выполнить данные в нем указания.
Регистрация и учет
Все приказы, выходящие из-под пера директора компании, подлежат обязательному учету. Информацию о них нужно вносить в специальный журнал. Журнал этот обычно находится в ведении секретаря или другого близкого к руководству предприятия сотрудника. Здесь достаточно сделать отметку о названии приказа, его номере и дате выхода. В случае необходимости именно журнал поможет удостоверить сам факт создания распоряжения, а также легко и быстро его найти.
Правила и сроки хранения
Нормы по хранению распорядительной документации устанавливаются локальными бумагами фирмы или же применяются в соответствии с законодательством РФ.
В любом случае после выпуска и регистрации, приказ следует сложить вместе с другими подобного рода документами. Период хранения может быть различным, но в любом случае, он не должен быть менее трех лет.
После того, как актуальность распоряжения истечет, документ следует или отправить в архив или уничтожить (при соблюдении существующего регламента).
Образец приказа об утверждении путевого листа
Если руководство поставило перед вами задачу по составлению приказа об утверждении путевого листа, который вы раньше никогда не делали, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения и ознакомьтесь с примером, на основе которого вы сможете легко сделать собственное распоряжение.
Для начала в приказ посередине строки внесите:
- название своей организации (полное или сокращенное – без разницы, при желании можете вписать сюда ИНН, ОГРН и пр. реквизиты);
- наименование самого документа, его номер, дату и место (город, адрес) оформления.
- обоснование – под ним рассматриваются обстоятельства, приведшие к составлению документа
- основание – это уже ссылка на конкретную норму закона или внутренний документ компании, имеющей прямое отношение к сути данного распоряжения (тут надо отметить номер и дату)
- утверждение формы путевого листа (указав ее как приложение к формируемому приказу)
- дату, с которой она начинает действовать
- лицо, которое должно проконтролировать выполнение приказа
После этого соберите автографы всех упомянутых в бланке работников.
Если считаете нужным, дополните документ и другой информацией, имеющей значение именно в вашем случае.
